Allgemeine Einstellungen Buchungswidget / General settings Booking widget

English version below.

Du kannst dein Buchungswidget ganz nach deinen Wünschen einrichten. Einerseits geht es um allgemeine Abfragen, andererseits auch um das Aussehen. Gehe in deinen Einstellungen auf "Buchungs-Widget" > "Buchungs-Widget Einstellungen". Im ersten Teil kannst du dein Logo auf der Buchungsseite ändern. Dies geht jedoch nur mit einem Whitelabel-Abonnement.

Im zweiten Teil kannst du alle Einstellungen rund um das Widget einrichten.

Folgende Kategorien findest du in den Buchungswidget-Einstellungen: (Klicke darauf, um zu den spezifischen Erklärungen zu gelangen)

• Allgemein
• Filialen & Dienstleistungen
• Benachrichtigungen & Ressourcen
• Persönliche Daten
• Calenso Buchungsseite
• Kundenlink
• Widget Design

Allgemein

1. Buchungsintervall: Wähle das Intervall zwischen 15, 20, 30, 45, 60, 90 und 120 Minuten aus. Calenso rechnet im Hintergrund aus, wann deine nächsten Termine frei sind.
   So werden beispielsweise immer im 15 Minuten-Takt Termine angezeigt also Start 12:15, 12:30; 12:45 etc. im 30-Minuten-Takt wäre es 12:15; 12:45 usw.
2. Unterstützte Widget Sprachen: Das Widget ist mehrsprachig. Falls du deine Buchung aber nur in einzelnen Sprachen anbieten möchtest, dann deaktiviere die Anzeige von einzelnen Sprachen in diesem Feld. Standardgemäss sind alle Sprachen angezeigt.
3. Zukünftig zulässige Termine: Mit Calenso ist es möglich bereits Termine für einen sehr weiten Horizont zu buchen. Falls du eine Beschränkung z.B. von einem Jahr machen möchtest, dann gib die Beschränkung in Tagen ein.
4. Termin- und Gruppentermin Vorlaufzeit: Hier bestimmst du, wie kurz im voraus zu einem Termin, deine Kunden einen Termin online vereinbaren können. Alle Termine (und Gruppentermine) welche sich nicht mehr in diesem Zeitintervall befinden, werden nicht mehr angezeigt.
5. Standardeinstellungen für Abmeldungen bis: Deine Kunden können einen Termin bis zu dieser Stundenanzahl stornieren. Beispiel: Ein Termin findet am Dienstag um 16:00 Uhr statt. Wenn die Standardeinstellung auf 24h gesetzt ist, kann sich der Kunde bis Montag 15:59 Uhr abmelden oder den Termin stornieren. Bei Gruppenterminen können die Stornierungszeiten auch einzeln definiert werden.
6. Stunden vor einem Termin für Umbuchung: Du kannst selbst definieren, ob du eine Stornierung oder Umbuchung zulassen möchtest. Gib hier ein, bis wann vor einem Termin deine Kunden eine Umbuchung des Termins vornehmen können. 
7. Termine erstellen, wenn Buchungen vorhanden sind: Falls aktiviert, werden bei einer Gruppenterminbuchung Einträge für den Termin erst erstellt, wenn auch Buchungen enthalten sind. Im Hintergrund wird der Zeitraum jedoch freigehalten und es können keine Einzeltermine in diesen Slot gebucht werden.
8. Schaltfläche "Zurück zur Buchungsseite": Falls dein Kunde einen individuellen Buchungslink erhält und nicht die volle Übersicht deines Angebotes sehen soll, dann deaktiviere diesen Button. Durch "Zurück" kann der Kunde immer auf dein ganzes Angebot zugreifen und Änderungen vornehmen.
9. Automatische Terminsuche deaktivieren: Wenn der Toggle links steht (grau), ist die automatische Terminsuche aktiviert. Wenn dein Kunde also zum Schritt mit der Terminauswahl kommt, berechnet das System automatisch alle frei verfügbaren Termine für die eingestellte zulässige Tage für die Buchung (Punkt 3). Falls diese Zahl z.B. auf ein Jahr eingestellt ist, kann es unter umständen mehrere Minuten für die Berechnung in Anspruch nehmen. Falls du das nicht möchtest, deaktiviere diese Funktion (Toggle auf rechts setzen, grün). Der Kunde kommt automatisch zum aktuellen Monat und die Suche startet automatisch für diesen Monat. Falls es keine freien Termine in diesem Monat gibt, wird dies dem Kunden entsprechend angezeigt. Dann kann er einen Monat weiter gehen, und die Suche startet wieder automatisch. 
   
10. & 12. Terminbuchungswidget / Eventbuchungswidget aktivieren: Falls du keine Termine oder Events anbietest, ist es naheliegend, dass du das entsprechende deaktivierst. Ansonsten können deine Kunden zu der anderen Ansicht wechseln und finden eine leere Seite vor. Falls du temporär ein Widget deaktivieren möchtest, ist dies kein Problem. Aktiviere oder deaktiviere es in diesen Einstellungen.
    
11. Buchungsassistent: Aktiviere hier den Buchungsassistenten. So kannst du Termine in deinem online Kalender erfassen mit direktem Zugriff auf deine Kundendatenbank. Das Eingeben von Personalien fällt somit weg und dein Kunde wird nach der Buchung automatisch benachrichtigt.

Filialen & Dienstleistungen

1. Filialen als suchbares Auswahlfeld anzeigen: Falls du sehr viele Filialen besitzt, macht die Aktivierung dieser Funktion sehr viel Sinn. Deine Filialen werden somit nicht mehr als Kacheln angezeigt, sondern mittels Dropdown kann eine Filiale ausgewählt werden.
   
2. PLZ Suche: Wie im oberen Bild angezeigt, kann auch die Suche mittels PLZ erfolgen. Wenn der Kunde z.B. die PLZ des nächstgelegenen Filialstandortes eingibt, wird die Filiale über die Eingabe gefunden. Achtung! Die PLZ Suche funktioniert nur, wenn ein ensprechendes Filialmapping hinterlegt ist. Kontaktiere dafür den Support.
3. Ressourcen Schritt überspringen: Wenn nur eine Ressource bei einem Standort hinterlegt ist, kann durch die Aktivierung dieser Einstellung der zweite Schritt für die Ressourcenauswahl übersprungen werden.
4. Dienstleistungskategorien Akkordeon: Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: Erste Dienstleistungskategorie ist aufgeklappt, Alle Dienstleistungskategorien sind zugeklappt oder aufgeklappt. Unten siehst du das Beispiel für alle aufgeklappten Kategorien.
   
5. Kombination mehrerer Dienstleistungen: Im Gegensatz zur Warenkorbfunktion geht es darum, deinen Kunden zu erlauben, gleich mehrere Dienstleistungen miteinander zu buchen. Z.B. bei einem Spa können sie eine Massage und eine Fusspflege gleich miteinander an einem Termin buchen. Achtung! Wenn Vor- und Nachbearbeitungszeiten aktiviert wurden, wird diese Funktion automatisch deaktiviert.
6. Mehrere Buchungen pro Anfrage: Wenn deine Kunden mit einer Buchung gleich mehrere Termine buchen dürfen, dann aktiviere dieses Feld. Wenn das Feld deaktiviert ist, können deine Kunden nur einen Termin pro Buchung vereinbaren.
7. Filter/Suche für Dienstleistungen: Wenn dieses Toggle aktivitert wird, können Kunden nach einer Dienstleistung suchen. Anschliessend werden alle entsprechenden Dienstleistungen, die der Eingabe entsprechen angezeigt und können ausgewählt werden.

Benachrichtigungen & Ressourcen

1. Meldungen verbergen: Dein Kunde wird darauf aufmerksam gemacht, dass du mehrere Buchungen gleichzeitig entgegennimmst. Diese Meldung kannst du auch verbergen.
   
2. Egal wer: Normalerweise wählt dein Kunde zuerst eine Dienstleistung aus und kommt anschliessend zu der Mitarbeiterauswahl. Falls nur ein Mitarbeiter die Fähigkeit hat, diese Dienstleistung auszuführen, wird dieser Schritt übersprungen. Falls aber mehrere Mitarbeiter die Fähigkeit besitzen, diese Dienstleistung anzubieten, erscheinen diese als Auswahl für den Kunden. Nun kannst du die Schaltfläche "Egal wer" in das Widget integrieren. Wenn der Kunde das Feld "Egal wer" anwählt, errechnet Calenso im dritten Schritt alle verfügbaren Termine über alle "fähigen" Mitarbeiter. Der Kunde kann dann, den Termin nach Zeitwunsch auswählen, falls es ihm egal sein sollte, von wem er/sie die Dienstleistung empfängt.
   
3. Ressourcenauswahl überbspringen: Kunden können bei der Aktivierung dieser Funktion, nicht mehr selbständig eine Ressource auswählen. In der Terminauswahl stehen immer die Ressourcennamen zum augewählten Zeitpunkt
   

Persönliche Daten

1. Kundenadresse / Telefonnummer des Kunden erfragen: Falls du von jedem Kunden der einen Termin bucht die Adresse oder Telefonnummer erfragen möchtest, dann kannst du das Feld hier aktivieren. Es wird automatisch als Pflichtfeld für eine Buchung angezeigt. Alle Daten werden automatisch im Kundenprofil abgelegt. 
2. Mitteilungsfeld anzeigen: Deine Kunden können dir mit diesem Mitteilungsfeld eine Nachricht bei der Buchung mitsenden.
3. Benachrichtigungstyp durch Kunden definieren: Wenn diese Funktion aktiviert wird, kann der Kunde im letzten Schritt auswählen, ob er per Email oder SMS benachrichtigt werden möchte.
   

Calenso Buchungsseite

1. Login-Bereich: Deine Kunden können ein Login erstellen, um ihre eigenen Termine auf Calenso anzusehen. Sie kommen dabei nicht auf dein Unternehmen, sondern in ihre Kundenansicht. Wenn du ihnen den Login-Bereich auf deiner Buchungsseite anzeigst, dann können sie sich direkt einloggen und einen Termin vereinbaren mit allen notwendigen Informationen die du benötigst.
2. Karte und Kontaktdaten / Telefonnummer / geschäftliche E-Mail Adresse / Webseite anzeigen: Deine Daten werden in der Microsite auf der rechten Seite angezeigt. Wähle selbst, welche Informationen du veröffentlichen möchtest.

Kundenlink

1. Dienstleistungen / Ressource / Adresse und Karte auf Kundenterminseite verstecken: Definiere selbst, welche Informationen du auf der Kundenterminseite bereitstellen möchtest und welche du verbirgst. Schau dir die Kundenterminseite hier an.
2. Stornierungen aktivieren: Falls du diese Funktion deaktivierst, können Kunden keine Stornierungen der Termine vornehmen.
3. Umbuchungsfunktion deaktivieren: Kunden erhalten mit der Terminbestätigung zusätzliche Links, um den Termin zu stornieren oder erhalten die Möglichkeit den Termin umzubuchen. Falls du die Umbuchenfunktion deaktivieren möchtest, dann aktiviere diesen Schieber.
4. Umbuchungsgrund deaktivieren: Falls du einen Grund für die Umbuchung einholen möchtest, dann muss der Toggle links sein. Falls du das Einholen eines Grundes deaktivieren möchtest, dann aktiviere diesen Toggle (rechts, grün).
   
5. Umbuchungsgrund optional: Falls du den Umbuchungsgrund aktiviert hast, kannst du diesen auch optional machen. Das Feld muss also nicht zwingend ausgefüllt werden, um einen Termin umzubuchen.
6. Umbuchung bei anderer Ressource: In den Standardeinstellungen kann bei einer Umbuchung nur ein neues Datum und Zeit gewählt werden. Falls du deinen Kunden die Umbuchung auch bei einer anderen Ressource ermöglichen möchtest, dann aktiviere diese Einstellung. (Siehe Beispiel Punkt 4).
7. Kundendaten und Termine automatisch löschen: Aus Datenschutzgründen ist es z.T. notwendig, die Kundendaten nach einer gewissen Zeit zu löschen. Auch kann es der Übersicht dienen, Kundendaten und Termine nach einer gewissen Zeit zu löschen. Falls diese Funktion aktiviert wurde, erscheint Punkt 8. Achtung! Die Löschung von Daten unterliegt bei Calenso der DSGVO. Sobald Daten gelöscht werden, können diese nicht wiederhergestellt werden.
8. Option Löschung Kundendaten bei Stornierung anbieten: Calenso bietet deinen Kunden an, bei einer Stornierung des Termins ihre Daten zu löschen. Falls du diese Funktion deaktiviert hast, steht diese Auswahl nicht zur Verfügung. Achtung! Die Löschung von Daten unterliegt bei Calenso der DSGVO. Sobald Daten gelöscht werden, können diese nicht wiederhergestellt werden.
9. Anzahl Tage nach Termin für Löschung der Daten: Gib hier an, wie viele Tage nach einem stattgefundenen Termin die Kundendaten gelöscht werden sollen.

Widget Design

Alles zum Widget Design erfährst du hier!

Änderungen werden automatisch gespeichert (Widget-Design ist davon ausgenommen)!

English version

You can set up your booking widget according to your wishes. On the one hand, it is about general queries, on the other hand, it is also about the appearance. Go to "Booking widget" > "Booking widget settings" in your settings. In the first part, you can change your logo on the booking page. This is only possible with a Whitelabel subscription.

In the second part, you can set up all settings around the widget.

The following categories can be found in the booking widget settings: (Click on them to go to the specific explanations)

• General
• Stores & Services
• Notifications & Resources
• Personal data
• Calenso booking page
• Customer link
• Widget Design

General

1. Booking interval: Select the interval between 15, 20, 30, 45, 60, 90 and 120 minutes. Calenso calculates in the background when your next appointments are free.
   For example, appointments are always displayed every 15 minutes, i.e. start at 12:15, 12:30, 12:45, etc. Every 30 minutes, it would be 12:15, 12:45, etc.
2. Supported widget languages: The widget is multilingual. If you want to offer your booking in single languages only, then deactivate the display of single languages in this field. By default, all languages are displayed.
3. Allowed days in future: With Calenso it is possible to book appointments for a very wide horizon. If you want to make a restriction of, for example, one year, then enter the restriction in days.
4. Appointment and group appointment lead time: Here you determine how short in advance your customers can make an appointment online. All appointments (and group appointments) which are no longer in this time interval are no longer displayed.
5. Standard settings for cancellations until: Your customers can cancel an appointment up to this number of hours. Example: An appointment takes place on Tuesday at 16:00. If the default setting is set to 24h, the customer can log out or cancel the appointment until 15:59 on Monday. For group appointments, the cancellation times can also be defined individually.
6. Hours before an appointment for rebooking: You can define yourself if you want to allow a cancellation or rebooking. Enter here until when before an appointment your customers can rebook the appointment. 
7. Create appointments if bookings are available: If this function is activated, the
   Group Appointment Booking only creates an entry for the appointment if bookings have been made for the period. However, the period is kept free in the background and individual appointments cannot be booked in this slot.
8. Button "Back to booking page": If your customer receives an individual booking link and should not see the full overview of your offer, then deactivate this button. With "Back" the customer can always access your entire offer and make changes.

9. Disable automatic appointment search: When the toggle is on the left (grey), the automatic schedule search is enabled. So when your customer comes to the step with the appointment selection, the system automatically calculates all available appointments for the set permissible days for the booking (point 3). If this number is set to one year, for example, it may take several minutes for the calculation. If you do not want this to happen, deactivate this function (set toggle to the right, green). The customer will automatically come to the current month and the search will start automatically for this month. If there are no free dates in this month, the customer will be informed accordingly. Then he can go one month further and the search starts again automatically.
   

10. & 12. Activate the appointment booking widget/event booking widget: If you do not offer any single appointments or events, it is obvious that you deactivate the corresponding one. Otherwise, your customers can switch to the other view and find an empty page. If you want to temporarily deactivate a widget, this is no problem. Enable or disable it in these settings.
    
11. Booking assistant: Activate the booking assistant here. This allows you to enter appointments in your online calendar with direct access to your customer database. No need to enter personal details and your customer will be automatically notified after the booking.

Stores & Services

1. Show stores as a searchable selection field: If you have a lot of stores, it makes a lot of sense to activate this function. Your stores will no longer be displayed as tiles, but you can select a branch using the drop-down menu.
   
2. Postcode search: As shown in the picture above, you can also search by postcode. For example, if the customer enters the postcode of the nearest branch location, the branch will be found by entering it. Attention! The postcode search only works if a corresponding branch mapping is stored. Please contact the support.
3. Skip resources step: If only one resource is stored at a site, activating this setting allows you to skip the second step for resource selection.
4. Service categories Accordion: There are several possibilities here: First service category is expanded, All service categories are collapsed or expanded. Below you can see the example for all unfolded categories.
   
5. Combination of multiple appointment-services: In contrast to the shopping cart function, the idea is to allow your customers to book several services at once. For example, at a spa, they can book a massage and foot care together on the same date. Attention! If pre- and post-processing times have been activated, this function is automatically deactivated.
6. Multiple Bookings per request: If your customers are allowed to book several appointments with one booking, then activate this field. If the field is deactivated, your customers can only make one appointment per booking.
7. Filter/Search for services: When this toggle is activated, customers can search for a service. Afterwards, all services that match the input are displayed and can be selected.
   

Notifications & Resources

1. Hide messages: Your customer will be notified that you are accepting several bookings at the same time. You can also hide this message.
   
2. No matter who: Normally your customer first chooses a service and then comes to the employee selection. If only one employee has the ability to perform this service, this step is skipped. If more than one employee has the ability to provide this service, they will appear as a selection for the customer. Now you can integrate the button "No matter who" into the widget. If the customer selects the " No matter who" field, Calenso will, in the third step, calculate all the available dates on all the "able" employees. The customer will then be able to select the appointment according to the time he/she wishes to be available, in case he/she does not care from whom he/she receives the service.
   
3. Skip resource selection: When activating this function, customers can no longer independently select a resource. The date selection always shows the resource names at the selected time.
   

Personal data

1. Request customer address/phone number of the customer: If you want to request the address or phone number of every customer who books an appointment, then you can activate the field here. It will automatically be shown as a mandatory field for a booking. All data is automatically stored in the customer profile. 
2. Show message field: Your customers can use this message field to send you a message when booking.
3. Define notification type by customers: If this function is activated, the customer can choose in the last step whether he wants to be notified by email or SMS.
   

Calenso booking page

1. Login area: Your customers can create a login to view their own appointments on Calenso. They will not be able to access your company but their customer view. When you show them the login area on your booking page, they can log in directly and make an appointment with all the necessary information you need.
2. Show map and contact details / phone number / business email address / website: Your data will be displayed in the microsite on the right side. Choose yourself which information you want to publish.

Customer link

1. Services / Resource / Hide address and map on client's page: Define yourself which information you want to provide on the customer appointment page and which you want to hide. Have a look at the Customer Appointments page here.
2. Activate cancellations: If you deactivate this function, customers cannot cancel appointments.
3. Deactivate appointment rescheduling function: Customers receive additional links with the appointment confirmation to cancel the appointment or have the possibility to rebook the appointment. If you want to deactivate the rebooking function, activate this slider.
4. Deactivate the reason for rebooking: If you want to get a reason for the rebooking, the toggle must be on the left. If you want to deactivate the request for a reason, then activate this toggle (right, green).
   
5. Reason for rebooking optional: If you have activated the reason for rebooking, you can also make it optional. This field does not have to be filled in to rebook an appointment.
6. Rebooking with another resource: In the standard settings, only a new date and time can be selected when rebooking. If you want to allow your customers to rebook at another resource, activate this setting. (See example point 4).

7. Delete customer data and appointments automatically: For data protection reasons it is sometimes necessary to delete customer data after a certain period of time. It can also serve as an overview to delete customer data and appointments after a certain time. If this function has been activated, point 8 appears. Attention! The deletion of data at Calenso is subject to the DSGVO. Once data has been deleted, it cannot be restored.

8. Offer option Deletion of customer data in case of cancellation: Calenso offers your customers the option of deleting their data in the event of cancellation of the appointment. If you have deactivated this function, this option will not be available. Attention! At Calenso, the deletion of data is subject to the DSGVO. Once data has been deleted, it cannot be recovered.

9. Number of days after the date for deletion of data: Specify here how many days after an appointment has taken place the customer data should be deleted.

Widget Design

Find out everything about widget design here!

Changes are automatically saved (widget design is excluded)!