Vorlagen: Eigene Kommunikationstexte für E-Mail und SMS Benachrichtigungen / Templates: Custom communication texts for e-mail and SMS notifications

English version below.

Mit Vorlagen kannst du deine eigenen Texte für E-Mail und SMS Benachrichtigungen verwenden, sowie Textbausteine im Buchungswidget oder der Termin-Übersichtsseite bearbeiten. Sieh dir die Video-Anleitung an oder lies dir die Schritt-für-Schritt Anleitung darunter durch.

Du findest die Vorlagen in deinen Einstellungen unter "Erweiterte Einstellungen" -> "Vorlagen".

Falls das Schlosssymbol bei den Vorlagen erscheint, dann kannst du die Vorlagen bearbeiten, jedoch nicht den Fusstext. Dies liegt daran, weil du ein Whitelabel Abo für die Konfiguration von Benachrichtigungstexten in der Fusszeile benötigst. Nutze die Filterfunktion, um nach einer spezifischen Vorlage zu suchen.

E-Mail Vorlagen bearbeiten

Sobald die Vorlagen freigeschaltet sind, kannst du alle Texte bearbeiten. Ansonsten kannst du natürlich die Anrede, das Intro und das Ende in mehreren Sprachen bearbeiten. Es gibt für jeden unterschiedlichen Fall einen eigenen Kommunikationstext. Diese findest du in der Liste. Klicke auf "Setzen" bei dem entsprechenden Text und passe den Text im sich öffnenden Dialogfeld an.

Die Vorlage kannst du in 4 Sprachen definieren. Standardmässig findest du den Kommunikationstext von Calenso. Diesen kannst du direkt bearbeiten. Bitte beachte, dass die Texte in 4 Abschnitte unterteilt sind: Anrede, Intro, Ende und Fusszeile. Diese Unterteilung gewährleistet eine übersichtliche Darstellung und in allen 4 Bereichen muss ein Text eingefügt werden. 

Falls du automatische Felder wie z.B. den Namen des Kunden in den Text integrieren möchtest, dann klicke auf {...}, um aus der Tabelle ein Feld auszuwählen. Du kannst beim Suchfeld auch einen Namen eingeben. Es funktioniert wie ein Filter. Die spezielle Schreibweise vermittelt dem System, dass es sich um ein dynamisches Feld handelt und nimmt automatisch die entsprechenden Daten aus dem Kundenprofil. Bitte verändere diese "Tags" nicht (Funktion wird nicht mehr gewährleistet)!

Klicke auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.

Alle Platzhalter in der Übersicht

Customer (Kunde)

• CUSTOMER_PRENAME (Vorname)
• CUSTOMER_LASTNAME (Nachname)
• CUSTOMER_EMAIL (Email-Adresse)
• CUSTOMER_MOBILE (Telefonnummer)
• CUSTOMER_ADDRESS (Adresse)

Partner (Unternehmen)

• PARTNER_NAME (Unternehmensname)
• PARTNER_PHONE (Telefonnummer des Unternehmens)

Store (Filiale)

• STORE_NAME (Filialname)
• STORE_STREET (Filialen Adresse)
• STORE_ZIP (Postleitzahl der Filiale)
• STORE_CITY (Ortschaft der Filiale)
• STORE_LATITUDE (Breitengrad der Filiale)
• STORE_LONGITUDE (Längengrad der Filiale)
• STORE_EMAIL (Emailadresse der Filiale)
• STORE_PHONE (Telefonnummer der Filiale)
• STORE_PLACE (Standort der Filiale)

Appointment (Dienstleistungs-Termine)

• SERVICES (Dienstleistungsname)
• APPOINTMENT_HOURS (Dauer des Termins)
• APPOINTMENT_UUID (Identifikationsnummer des Termins)
• APPOINTMENT_CANCEL_URL (Stornierungslink für den Termin)
• CONFERENCE_URL (Konferenzlink)
• REBOOK_REASON (Grund für das Umbuchen)
• APPOINTMENT_CHARGED_PRICE (abgebuchter Preis für den Termin)
• APPOINTMENT_PRICE (Kosten für den Termin)
• APPOINTMENT_APPLIED_COUPON (Angewendeter Rabatt für den Termin)
• APPOINTMENT_COUPON_REDUCTION_AMOUNT (Reduktion des Coupons)
• APPOINTMENT_PAYMENT_TYPE (gewählte Zahlungsmethode)

Event (Gruppentermine)

• EVENT_HOURS (Dauer des Gruppentermins)
• EVENT_TITLE (Name des Gruppentermins)
• EVENT_LOCATION (Ort des Gruppentermins)
• EVENT_UUID (Identifikationsnummer des Gruppentermins)
• EVENT_CANCEL_URL (Stornierungslink für den Gruppentermin)
• EVENT_REBOOK_REASON (Umbuchungsgrund für den Gruppentermin)

Resource (Ressource)

• RESOURCE_NAME (Name der Ressource)
• RESOURCE_BOOKING_LABEL (Buchungstyp der Ressource)
• RESOURCE_PRENAME (Vorname der Ressource)
• RESOURCE_LASTNAME (Nachname der Ressource)
• RESOURCE_MOBILE (Telefonnummer der Ressource)

Customfield (Alle hinzugefügten Buchungsfragen)

Status

Du kannst alle oder nur einzelne Texte bearbeiten. Sobald es sich bei dem Text um einen individualisierten Text handelt und das Standard verändert wurde, ändert der Status auf "Konfiguriert".

SMS-Vorlagen bearbeiten

Die SMS Vorlage funktioniert ähnlich wie die E-Mail Vorlage. Es existiert jedoch nur ein Feld, da eine SMS keine Unterteilungen vorweist. Ändere den Text nach deinen Wünschen und verwende die dynamischen Felder nach Bedarf. Pflege unbedingt die mehrsprachigen Felder, damit deine Kunden die angepassten Texte in ihrer gewählten Sprache erhalten.

Klicke auf "Speichern", um allfällige Änderungen zu übernehmen.

Vorlagen im Buchungswidget und Termin-Übersichtsseite bearbeiten

Ähnlich wie die E-Mail und SMS Benachrichtigungen kannst du vordefinierte Textbausteine im Buchungswidget und der Termin-Übersichtsseite anpassen. Gehe in die Rubrik "General". Du erkennst die Felder an den Bezeichnungen z.B. Buchungswidget.

Klicke auf "Setzen". 

Gib dem Bezeichner nun einen neuen Namen, übersetze diesen vollständig in alle aktivierten Sprachen und klicke auf "Speichern".

English version

With templates, you can use your own texts for e-mail and SMS notifications, as well as edit text modules in the booking widget or the appointment overview page. Watch the video tutorial or read the step-by-step instructions below.

You can find the templates in your settings under "Advanced settings" -> "Templates".

If the lock symbol appears with the templates, you can edit the templates but not the footer text. This is because you need a Whitelabel subscription to configure notification texts in the footer. Use the filter function to search for a specific template.

Edit e-mail templates

Once the templates are unlocked, you can edit all texts. Otherwise, you can, of course, edit the salutation, the intro and the ending in several languages. There is a separate communication text for each different case. You can find them in the list. Click on "Set" at the corresponding text and adjust the text in the dialogue box that opens.

You can define the template in 4 languages. By default, you will find the communication text of Calenso. You can edit it directly. Please note that the texts are divided into 4 sections: Salutation, intro, end and footer. This subdivision ensures a clear presentation and a text must be inserted in all 4 sections. 

If you want to integrate automatic fields such as the name of the customer into the text, click on {...} to select a field from the table. You can also enter a name in the search field. It works as a filter. The special notation tells the system that it is a dynamic field and automatically takes the corresponding data from the customer profile. Please do not change these "tags" (function is no longer guaranteed)!

Click on "Save" to accept the changes.

All placeholders in the overview

Customer

• CUSTOMER_PRENAME (customer's prename)
• CUSTOMER_LASTNAME (customer's last name)
• CUSTOMER_EMAIL (customer's email address)
• CUSTOMER_MOBILE (customer's phone number)
• CUSTOMER_ADDRESS (customer's address)

Partner (Company)

• PARTNER_NAME (Company name)
• PARTNER_PHONE (Company's phone number)

Store (Filiale)

• STORE_NAME (store name)
• STORE_STREET (store address)
• STORE_ZIP (postcode of the store)
• STORE_CITY (location of the store)
• STORE_LATITUDE (store's latitude)
• STORE_LONGITUDE (store's longitude)
• STORE_EMAIL (store's email address)
• STORE_PHONE (store's phone number)
• STORE_PLACE (store's place)

Appointment (service appointments)

• SERVICES (service name)
• APPOINTMENT_HOURS (duration of the appointment)
• APPOINTMENT_UUID (Appointment's identification number)
• APPOINTMENT_CANCEL_URL (cancellation link for the appointment)
• CONFERENCE_URL (conference link)
• REBOOK_REASON (the reason for a rebooking)
• APPOINTMENT_CHARGED_PRICE (price charged for the appointment )
• APPOINTMENT_PRICE (price for the appointment)
• APPOINTMENT_APPLIED_COUPON (coupon applied for the appointment)
• APPOINTMENT_COUPON_REDUCTION_AMOUNT (reduction of the coupon)
• APPOINTMENT_PAYMENT_TYPE (selected payment type)

Event (Group appointments)

• EVENT_HOURS (duration of the group appointment)
• EVENT_TITLE (group appointment's name)
• EVENT_LOCATION (group appointment's location)
• EVENT_UUID (group appointment's identification number)
• EVENT_CANCEL_URL (cancellation link for the group appointment)
• EVENT_REBOOK_REASON (rebooking reason for a group appointment)

Resource (Resource)

• RESOURCE_NAME (Name of the resource)
• RESOURCE_BOOKING_LABEL (booking type of the resource)
• RESOURCE_PRENAME (resource's prename)
• RESOURCE_LASTNAME (resource's last name)
• RESOURCE_MOBILE (resource's phone number)

Customfield (All added booking question)

Status

You can edit all or only some of the texts. As soon as the text is an individualized text and the default has been changed, the status changes to "Configured".

Edit SMS templates

The SMS template works similar to the e-mail template. However, there is only one field, because an SMS has no subdivisions. Change the text as you like and use the dynamic fields as needed. Be sure to maintain the multilingual fields so that your customers receive the customized texts in their chosen language.

Click on "Save" to apply any changes.

Edit templates in the booking widget and appointment overview page

Similar to the e-mail and SMS notifications, you can customize predefined text modules in the booking widget and the appointment overview page. Go to the section "General". You can recognize the fields by their names, e.g. booking widget.

Click on "Set". 

Now give the identifier a new name, translate it completely into all activated languages and click on "Save".