Wie erfasst man mehrtägige Gruppentermine? / How do you create group appointments lasting several days?

English version below.

Du bietest mehrtägige Gruppentermine, wie z.B. Seminare oder wöchentliche Kurse an? Mit Calenso können sich deine Kunden nun für mehrtägige Events anmelden. Sieh dir das Video dazu an oder lies die Schritt für Schritt Anleitung unter dem Video.

Als erstes erstellt man einen normalen Gruppentermin. Sobald der Gruppentermin erstellt wurde, gehst du in die Detailansicht dieses Gruppentermins. In den Einstellungen "Allgemein" des Gruppentermins muss man das Toggle "Mehrtägig" auf aktiv schalten. Klicke danach unbedingt auf speichern. Wenn die Speicherung erfolgreich geklappt hast (siehst du am oberen grün erscheinenden Banner) kannst du mit der Definierung von mehrtägigen Zeitfenstern beginnen.

Gehe dafür in die Zeitfensterübersicht. Hier werden alle deine erstellten Zeitfenster einzeln angezeigt. Wenn du nun (wie im Bild) ein mehrtägigen Termin erstellen möchtest, dann wähle alle einzelnen Zeitfenster des mehrtägigen Termins, die dazugehören, an. Klicke dafür auf das Viereck, um das Zeitfenster mit einem Häckchen zu versehen. Hier im Beispiel wäre es ein mehrtägiger Termin jeweils montags, startend am 05.10.2020. Klicke nun auf "Aktionen" und aktiviere "Mehrtägig". Deine gewählten Zeitfenster werden nun als 1 mehrtägigen Termin gruppiert.

Einen mehrtägigen Gruppentermin erkennst du daran, dass auf der rechten Seite ein Pfeil erscheint. Wenn du darauf klickst, werden alle zugehörigen Zeitfenster angezeigt.

Bei mehrtägigen Gruppenterminen steht dem Kunden nur die Auswahl des ganzen "Paketes" (also aller darin enthaltener Tage) zur Verfügung. Im Buchungswidget sieht dies für den Kunden wie folgt aus:

Der Kunde kann dieses Zeitfenster nur als Ganzes buchen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn beispielsweise ein Seminar angeboten wird, welches über drei Tage z.B. am Montag bis am Mittwoch stattfindet oder du einen wöchentlich stattfindenden Kurs anbieten möchtest.

In der Buchungsbestätigungs-Mail deines Kunden sieht die Zusammenfassung wie folgt aus:

Die Kundenregistrierung wird in der Zeitfensterübersicht auf alle einzelnen Zeitfenster übertragen. Administratoren können in der Teilnehmerverwaltung ggf. Registrationen von einzelnen Tagen entfernen (sofern dies gewollt ist) und verwalten.

English version

Do you offer group appointments lasting several days, such as seminars or weekly courses? With Calenso, your customers can now register for events lasting several days. Watch the video or read the step-by-step instructions below the video.

The first thing to do is to create a normal group appointment. Once the group appointment has been created, you go to the detail view of this group appointment. In the settings "General" of the group appointment, you have to switch the toggle "Several days" to active. Afterwards, click on save. If the saving was successful (you can see the green banner at the top) you can start defining time windows of several days.

Go to the slots overview for this. Here you can see all your created time slots one by one. If you now want to create a multi-day appointment (as shown in the picture), select all the individual time windows of the multi-day appointment that belong to it. Click on the square to mark the time window with a checkmark. Here in the example, it would be a multi-day appointment on Mondays, starting on 05.10.2020. Now click on "Actions" and activate "Multi-day". Your selected time windows will now be grouped as 1 multi-day appointment.

You can recognize a group appointment lasting several days by the fact that an arrow appears on the right side. If you click on it, all associated time slots are displayed.

In the case of group appointments lasting several days, the customer can only choose the whole "package" (i.e. all the days included). In the booking widget, this looks as follows for the customer:

The customer can only book this time window as a whole. This function is helpful if, for example, a seminar is offered which takes place over three days, e.g. Monday to Wednesday, or if you want to offer a weekly course.

In your customer's booking confirmation e-mail the summary will look like this:

The customer registration is transferred to all individual time slots in the time slot overview. Administrators can remove registrations from individual days in the participant administration if necessary (if this is desired) and manage them.